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固原经济技术开发区党工委、管委会收文发文管理办法(试行)

2017-11-02来源:固原经济技术开发区管委会作者:

  为规范收发文工作,安全、保密、高效地传递和制发文件,提升公文流转效率和制发、办理质量,根据《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》和有关公文处理规定,结合开发区工作实际,特制定本收发文管理制度。

  一、收文管理

  (一)收文归口

  1.凡发送到开发区的公文,包括电子公文系统接收、邮寄、传真、会议分发等公文均应交由党政综合办公室统一登记、编号、分发。办公室要做到当日收文,当日登记,当日分发办理。其他特殊情况签收的文件,应及时送回党政综合办公室完成收文手续。

  2.党政综合办公室指定专人负责公文的接收发送工作。每个工作日上午、下午至少保证2次网上接收,确保电子公文和邮件及时传输和办理。

  (二)收文办理

  1.签收、登记。

  党政综合办公室在收到文件后要立即在收文登记本上进行记录并对文件进行编号,将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入“收文登记本”后,再填写“公文批办单”,按照紧急、一般公文分发签阅。涉密文件按有关规定登记分发签阅。

  2.办理程序。

  (1)一般文件的办理程序:

  ①签收;

  ②登记;

  ③办公室主任或副主任根据公文内容及时提出拟办意见;

  ④领导批示,根据文件内容由主要领导批示、分管领导批示或领导班子成员传阅;

  ⑤办公室登记领导批示内容;

  ⑥局室承办文件,根据领导批示和文件内容要求尽快办理;

  ⑦文件办理完毕后填写办理结果;

  ⑧交办公室归档;

  ⑨未按规定期限办理和回复的,办公室进行催办。

  (2)紧急文件由办公室及时向主要领导、分管领导请示后交有关局室立即办理。

  办公室接听的电话通知,按照首问责任制原则做好电话记录,由办公室主任或副主任提出拟办意见,按照意见呈送主要领导或分管领导签批,并做好签批意见通知。

  3.文件传阅及办理时限。

  一般情况下,领导批阅文件不应超过半天,局室传阅文件不应超过1天(公文审阅后及时送回办公室或通知办公室取回)。办理文件一般不超过3天。凡来文中限定办理时间的,应在其规定的时间内办复完毕。紧急公文,随到随办。需两个或两个以上局室承办的公文,主办局室应及时与协办局室联系。对于内容涉及面广、问题较复杂,不能在规定时限内作出办理的,主办局室应及时请示主要领导或分管领导并告知来文单位,讲明原因,取得谅解,延期办理。

  4.公文催办与检查。

  党政综合办公室应视公文的轻重缓急,做好公文的催办、督办工作。各承办局室要密切配合,按时完成交办事项。

  5.公文安全与保密。

  公文传递与办理应严密手续,严格遵守保密制度,确保公文安全、完整。党政综合办公室要跟踪好公文的传递,严防文件失密与丢失。

  二、发文管理

  (一)发文归口:

  凡以开发区党工委、管委会名义发出的公文,均由党政综合办公室统一归口管理。具体工作由办公室和发文局室共同完成。专业性文件由相关业务局室负责拟稿;综合性文件由办公室负责拟稿。

  (二)行文程序:

  ①局室拟稿,按照政务公开和保密要求,同步确定公文公开属性,确定其为“此件公开发布”“此件删减后公开”“此件依申请公开”“此件不公开”4种属性中的1种(凡内容涉及公民、法人或其他组织切身利益,或需要社会公众广泛知晓或参与,或反映本行政机关机构设置、职能、办事程序等情况的公文,应确定为“此件公开发布”;凡内容主要涉及公民、法人或其他组织切身利益,或需要社会公众广泛知晓或参与的公文,但部分内容涉及秘密或敏感信息的,应确定为“此件删减后公开”;凡属本机关内部管理事务的公文、内部资料,或涉及商业秘密和个人隐私等,应确定为“此件依申请公开”;凡报上级机关的请示和报告,向有关部门征求意见和答复有关部门意见的公文,涉及国家秘密、工作秘密的公文,应确定为“此件不公开”);

  ②填写发文稿纸;

  ③局室负责人初审核稿;

  ④办公室主任复审核稿,不符合规定要求的退拟稿部门修改或重拟;

  ⑤业务局室分管领导审阅(签发),同时要对公文进行保密审查,对公开属性进行审定;

  ⑥主要领导签发;

  ⑦办公室编发文号,确定发稿日期并对发文进行登记;

  ⑧办公室和拟稿局室对发文进行校对、印制;

  ⑨办公室加盖印章;

  ⑩党政办公室和局室封发;

  办公室归档。

  (三)行文规则:

  1.行文书写规定。

  公文起草以计算机打印起草,公文审核、签发用黑色或蓝色钢笔、签字笔书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红笔(修改可用)书写,书写字迹清楚工整。

  2.行文格式规定(具体参照《党政机关公文格式》)。

  (1)纸张页面:纸张采用A4纸,上下左右页边距分别为3.7cm、3.5cm、2.8cm、2.6cm。

  (2)发文字号:编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。

  (3)标题:一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

  (4)主送单位:编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。

  (5)正文:公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

  (6)附件说明:如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

  (7)署名:为规范化全称。

  (8)成文日期:用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

  (9)附注:是需要说明的其他事项(如公文公开属性、联系人和联系电话等)。若有,用3号仿宋—GB2312字体居左空二字加圆括号编排在成文时间下一行。标注联系人一般为分管领导。

  (10)抄送:如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

  (11)附件:附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

  3.行文核稿规定。

  以开发区党工委、管委会名义发出的各种公文均需核稿,核稿分为初审核稿和复审核稿。初审核稿由局室对行文的政策性、措施和要求的可行性、数据的准确性、观点的正确性、行文的名义和形式等进行审核。复审核稿由办公室对文字表达、公文种类、公文格式等规范性进行审核。对不符合要求的文稿,复审时有权退回发文局室修改或重新拟稿。

  4.行文签发规定。

  由分管领导把关报主要领导签发,对未经核稿及不合规范的文稿不予签发。

  5.公文缮印及用印规定。

  本着节能减排的原则确定公文印制数量。公文缮印必须核对好格式和数量、纸张、规格等要求,做到字迹清晰,版面整洁,庄重大方,对版面歪斜的公文视为不合格品,不得发放。公文用印要端正、清晰,加盖印章应上距正文(或附件说明)一行内,居中下压署名和成文日期,并使署名和成文日期清楚可辨,印章用红色,不得出现空白印章。对不符合要求的文件不得盖印。

  6.行文归档规定。

  所有发文均应归档,归档文件由底稿一份和正式文件两份组成。




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